Правила оформления складских операций

Для организации управления движением товаров на складах рекомендуется использование ордерной схемы документооборота. При ее использовании разделяется во времени процесс оформления накладных, регистрирующих складские операции для целей бухгалтерского учета, и выполнение операций движения товаров на складе.

При этом фактическое движение товаров на складах фиксируется складскими документами.

Например, менеджер оформляет накладные (Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров и услуг), а непосредственный прием и отгрузку товаров со склада отражает кладовщик, используя складские документы Приходный ордер на товары и Расходный ордер на товары.

На каждом складе можно индивидуально настроить применение ордерной схемы для различных видов складских операций. Например, можно использовать ордерную схему при поступлении товаров, но не использовать при отгрузке и проведении инвентаризации (отражении излишков, недостач и порчи товаров). Использование на складе ордерной схемы документооборота определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Ордерные склады.

Использование ордерной схемы документооборота при поступлении, отгрузке и отражении излишков, недостач и порчи товаров определяется на закладке Ордерная схема и структура в карточке склада при помощи соответствующих флажков: при поступлении, при отгрузке и при отражении излишков, недостач и порчи товаров.

При использовании ордерной схемы можно дополнительно детализировать процесс приема/отгрузки товаров с помощью статусов.

Использование статусов приходных ордеров определяется установкой флажка Статусы приходных ордеров; расходных ордеров – установкой флажка Статусы расходных ордеров. Использование статусов является обязательным, если на складе используются помещения, адресное хранение или ведется учет товаров по сериям.

Использование статусов позволяет отразить каждый этап работы кладовщика (работника склада) при оформлении операций приемки и отгрузки товаров. Например, при оформлении операции отгрузки товаров со склада контролируются следующие этапы: отбор товаров, проверка отобранного товара.

При поступлении товаров, для которых предусмотрен учет по сериям при приемке, на ордерном складе серия должна указываться в Приходном ордере на товары (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно).

Указание серии при отгрузке товаров в Расходном ордере на товары предусмотрено для следующих политик учета серий:

■ Справочное указание серий (в статусе Проверен и выше);

■ Управление по FEFO остатками серий (в статусе К отбору);

■ Управление остатками серий, с настройкой момента указания серии при планировании отбора (в статусе К отбору).

В случае использование политики учета серий Управление остатками серий, с настройкой момента указания серии по факту отбора, серия указывается:

■ на ордерном складе без адресного хранения – в Расходном ордере на товары (в статусе Проверен).

■ на адресном складе – в Задании на отбор (размещение) товаров в статусах Выполнено без ошибок, Выполнено с ошибками.

В случае использование политики учета серий Управление остатками серий, с настройкой момента указания серии при планировании отгрузки, а также Учет себестоимости по сериям является частью распоряжения на отгрузку, то есть она уже указана на момент отгрузки, а кладовщик должен подобрать именно указанную серию.

Если ордерная схема документооборота не используется, то движение товаров фиксируется непосредственно накладными, например, Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров.

Без использования ордерной схемы документооборота невозможно разделение склада на помещения и отсутствует возможность детализации процессов приемки/отгрузки со склада.

Контроль оперативных остатков ставит своей целью своевременно предотвратить операцию, которая по данным программы не будет успешной, в связи с отсутствием нужного товара на складе. Причем, контроль остатков осуществляется отдельно в складском и в финансовом учете.

Для контроля остатков товаров организаций по данным финансового учета необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров – Контролировать остатки товаров организаций. Такой контроль позволяет исключить возникновение отрицательных остатков товаров и понять, какой именно организации принадлежит товар. Контроль выполняется при проведении накладных. Основным сценарием работы считается оперативное проведение, которое предполагает контроль текущего остатка. При неоперативном оформлении выбытий и перемещений товаров контролируется остаток по организациям на конец месяца и на дату последнего документа движения товаров.

Для контроля свободных остатков товаров по данным складского учета необходимо установить флаг Контролировать оперативные остатки на закладке Ордерная схема и структура в карточке склада. Контроль складских остатков всегда оперативный, то есть остаток определяется на момент фактического выполнения операции не зависимо от даты и времени документа.

Если этот флаг Контролировать оперативные остатки не установлен, то контроль свободных остатков товаров на складе, а также контроль остатков серий при проведении документов производиться не будет.

Расход запаса с контролем свободного остатка уменьшает фактический и свободный остаток товара на складе, работы в подразделении. Если свободного остатка недостаточно может быть задействован резерв, сформированный ранее по документу резерва (заказу). Контроль свободного остатка выполняется при проведении документов Заказ клиента Заказ на возврат товаров от клиента, Заказ на сборку, Реализация товаров и услуг без заказа, Передача товаров хранителю, Отгрузка товаров с хранения, Внутреннее потребление товаров, Отчет о розничных продажах при установки действия Отгрузить/Резервировать

Если по какой-либо позиции отсутствует необходимость в контроле остатка, то ее необходимо ввести в список Исключения.

Применительно к сериям, для которых политика учета серий предполагает указание серии менеджером при планировании отгрузки контроль остатка по серии производится при проведении накладной. Если политика учета серий предполагает указание серий при планировании отбора, то контроль свободного остатка по сериям будет выполняться при проведении документа Расходный ордер на товары. Если политика учета серий предполагает указание серий по факту отбора, то контроль свободного остатка серий не производится – в этом случае указывается серия фактически отобранной единицы, а фактические данные считается более приоритетными по сравнению с учетными остатками.